Polisi ymddygiad annerbyniol ac afresymol

Disgwylir i'n staff drin unigolion â chwrteisi, parch a thegwch. Yn yr un modd, disgwyliwn i'n staff gael eu trin yn yr un modd.

Mae gennym ddyletswydd i ddiogelu lles a diogelwch staff. Lle mae unigolion yn ymddwyn yn annerbyniol neu'n afresymol, byddwn yn cyfeirio at y polisi hwn.

Rydym yn deall y gall pobl ymddwyn yn groes i’w cymeriad ar adegau o drallod neu oherwydd rhwystredigaeth. Fodd bynnag, os try'r rhwystredigaeth honno'n ymosodol neu'n gamdriniaeth tuag at ein staff, ni fyddwn yn derbyn hynny.

Mae gan ein staff yr hawl i wneud eu gwaith yn rhydd o ymddygiad ymosodol neu gamdriniaeth a disgwyliwn iddynt gael eu trin â chwrteisi a pharch. Gall ymddygiad ymosodol neu gamdriniol gynnwys:

• bygythiadau o niwed corfforol neu niwed corfforol gwirioneddol
• ymddygiad neu iaith (llafar neu ysgrifenedig) a all achosi i staff deimlo’n sarhaus, yn ofnus, dan fygythiad neu’n cael eu cam-drin
• iaith sarhaus neu ddiraddiol
• gwrthwynebiadau personol tuag at rai staff
• gwneud honiadau difrifol yn erbyn staff heb unrhyw dystiolaeth

Efallai y byddwn hefyd yn penderfynu bod sylwadau sydd wedi’u hanelu nid atom ni ond at drydydd partïon yn annerbyniol oherwydd yr effaith y gallai gwrando arnynt neu eu darllen ei chael ar ein staff.

Gall gofyniad fod yn afresymol os gallai ei drin gymryd gormod o amser staff. Fel sefydliad a ariennir yn gyhoeddus, gydag adnoddau cyfyngedig i ymateb, gallai hyn atal cwynion eraill rhag cael eu trin mewn pryd.

Mae’n bosibl y byddwn yn penderfynu bod gofyniad yn afresymol os ydych, er enghraifft:

• mynnu ymatebion o fewn amserlen afresymol
• mynnu gweld neu siarad â rhywun uwch neu aelod penodol o staff pan nad yw hynny’n bosibl
• parhau i newid yr hyn y mae eich cwyn yn ymwneud ag ef
• parhau i godi pryderon newydd neu anghysylltiedig

Gall y nifer o weithiau y byddwch yn cysylltu â ni, neu hyd pob cyswllt, achosi problemau i'n staff.

Gall lefel y cyswllt ddod yn annerbyniol pan fydd yr amser a dreulir yn siarad ag unigolyn dros y ffôn, neu'n ymateb i, adolygu a ffeilio e-byst neu ohebiaeth ysgrifenedig, yn golygu ein bod yn cael trafferth delio â'r gŵyn honno, neu â chwynion pobl eraill.

Os teimlwn fod ymddygiad yn annerbyniol neu’n afresymol, gallwn gymryd unrhyw un o’r camau canlynol:

• cyfyngu neu derfynu cyswllt ar y mater
• cyfyngu cyswllt ar bob mater
• gofyn i bob cyswllt yn y dyfodol gael ei wneud drwy eiriolwr trydydd parti
• terfynu cyswllt yn gyfan gwbl am gyfnod o amser
• adrodd am ddigwyddiadau i’r heddlu (er enghraifft, os yw trais wedi’i fygwth)
• cymryd unrhyw gamau eraill sy’n briodol yn ein barn ni (mewn achosion eithafol, gall hyn gynnwys rhwystro galwadau a dychwelyd gohebiaeth)

Lle mae staff yn ystyried yr uchod neu wedi gorfod gweithredu ar unwaith (er enghraifft, dod â galwad ffôn i ben), dylent drafod hyn gyda’u rheolwr a/neu Gyfraith a Llywodraethu Corfforaethol. Bydd Cyfraith a Llywodraethu Corfforaethol wedyn yn ystyried gyda staff pa gamau sy'n briodol (os o gwbl). Byddwn yn rhoi gwybod i'r unigolyn am y camau yr ydym yn eu cymryd a'r rheswm dros hynny. Gall hyn gynnwys pa mor hir y bydd cyfyngiadau ar waith.

Wrth wneud ein penderfyniad, efallai y byddwn yn ystyried:

• sut mae'n effeithio ar ein staff
• sut mae’n effeithio ar yr unigolyn (gan gynnwys ei amgylchiadau personol ac unrhyw addasiadau rhesymol)
• i ba raddau y gallwn ymgysylltu neu gynorthwyo
• i ba raddau y mae'r broses neu'r pwnc wedi'i ddihysbyddu

Gall y broses hon gael ei hailystyried gennym ni os yw’r unigolyn yn ymrwymo i ymddwyn gyda chwrteisi, parch a thegwch ac :

• mae peth amser wedi mynd heibio
• mae dewis arall mwy addas ar gael
• rydym yn derbyn tystiolaeth bod rhesymau eithriadol dros yr ymddygiad