Canllaw 8 cam i gyflogwyr: Atal aflonyddu rhywiol yn y gwaith

O dan gyfraith cydraddoldeb, rhaid i gyflogwyr gymryd camau rhesymol i atal aflonyddu rhywiol ar weithwyr.

Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn diffinio aflonyddu rhywiol fel ymddygiad digroeso o natur rywiol sydd â'r pwrpas neu'r effaith o dorri urddas rhywun neu greu amgylchedd bygythiol, gelyniaethus, diraddiol, bychanol neu sarhaus.

O dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, mae gan gyflogwyr ddyletswydd gyfreithiol gadarnhaol i gymryd camau rhesymol i atal aflonyddu rhywiol ar eu gweithwyr. Gelwir hyn yn ddyletswydd ataliol. Os nad yw cyflogwyr yn cydymffurfio â hynny, maent yn torri'r gyfraith. Mae'r ddyletswydd ataliol wedi'i chynllunio i wella diwylliant gweithleoedd drwy ei wneud yn ofynnol i gyflogwyr ragweld sut y gallai aflonyddu rhywiol ddigwydd yn eu gweithle, a chymryd camau rhesymol rhagweithiol i'w atal rhag digwydd.

Mae'r ddyletswydd ataliol yn cynnwys aflonyddu gweithiwr ar weithiwr ac aflonyddu gan drydydd partïon, megis cwsmeriaid, cleientiaid neu gleifion.

Os bydd cyflogwr yn methu â chymryd camau rhesymol, gallwn gymryd camau gorfodi. Mae cyflogwyr hefyd wrth risg tribiwnlys cyflogaeth yn cynyddu swm yr iawndal os bydd hawliad unigolyn o aflonyddu rhywiol yn llwyddiannus.

Nid yw'r gyfraith yn rhestru camau penodol y mae'n rhaid i gyflogwr eu cymryd. Efallai y bydd gwahanol gyflogwyr yn ceisio atal aflonyddu rhywiol mewn gwahanol ffyrdd, ond rhaid i bob cyflogwr weithredu, ac nid oes unrhyw gyflogwr wedi'i eithrio o'r ddyletswydd atal aflonyddu rhywiol.

Mae gan bawb yr hawl i deimlo'n ddiogel a'u bod yn cael eu cefnogi yn y gwaith. Os nad ydych chi fel cyflogwr yn delio ag aflonyddu rhywiol yn eich gweithle, gall gael effaith niweidiol ar iechyd meddwl a chorfforol eich gweithwyr. Gall hyn effeithio arnynt ar draws eu bywyd personol a gwaith. Mae'n cael effaith negyddol ar ddiwylliant a chynhyrchiant yn y gweithle.

Mae'r camau ymarferol isod yn dangos y mathau o gamau y gallwch eu cymryd i atal a delio ag aflonyddu rhywiol yn y gweithle. Nid yw'r camau hyn yn rhestr gynhwysfawr, ond dylai rhoi'r camau hyn ar waith eich helpu i weithredu'n gadarnhaol i atal a delio ag aflonyddu rhywiol yn y gwaith.

Efallai y bydd gan gyflogwr bolisïau ar wahân i ddelio ag aflonyddu rhywiol a mathau eraill o aflonyddu, neu un polisi sy'n cwmpasu'r ddau. Dylai polisi da:

• pennu pwy sy'n cael eu diogelu
• datgan na fydd aflonyddu rhywiol yn cael ei oddef a'i fod yn anghyfreithlon
• datgan bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i gyflogwyr gymryd camau rhesymol i atal aflonyddu rhywiol ar eu gweithwyr
• datgan y gall aflonyddu neu erledigaeth arwain at gamau disgyblu hyd at ac yn cynnwys diswyddo
• datgan y bydd ffactorau gwaethygol megis cam-drin pŵer dros gydweithiwr iau yn cael eu hystyried wrth benderfynu pa gamau disgyblu i'w cymryd
• diffinio aflonyddu rhywiol a darparu enghreifftiau clir ohono – dylai enghreifftiau fod yn berthnasol i'ch amgylchedd gwaith ac adlewyrchu'r ystod amrywiol o bobl y gallai aflonyddu effeithio arnynt
• cynnwys gweithdrefn effeithiol ar gyfer derbyn ac ymateb i gwynion o aflonyddu
• mynd i'r afael ag aflonyddu trydydd parti (megis gan gwsmeriaid neu ddefnyddwyr gwasanaeth)

Dylai'r adran sy'n mynd i'r afael ag aflonyddu trydydd parti esbonio'n glir:

• bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i gyflogwyr gymryd camau rhesymol i atal aflonyddu rhywiol gan drydydd partïon
• er na all unigolyn ddwyn hawliad am aflonyddu gan drydydd parti yn unig, gall arwain at atebolrwydd cyfreithiol o hyd pan gaiff ei godi mewn mathau eraill o hawliad
• na fydd yn cael ei oddef
• bod gweithwyr yn cael eu hannog i'w adrodd
• pa gamau sy'n cael eu cymryd i'w atal
• pa gamau a gymerir i wneud iawn am gŵyn a'i hatal rhag digwydd eto
  • Er enghraifft, rhybuddio cwsmer am ei ymddygiad, gwahardd cwsmer, adrodd unrhyw weithredoedd troseddol i'r heddlu, neu rannu gwybodaeth â changhennau eraill y busnes.

Dylai'r polisi cyffredinol hefyd:

• cynnwys ymrwymiad i adolygu'r polisi yn rheolaidd, monitro ei effeithiolrwydd a rhoi unrhyw newidiadau y gallai fod eu hangen ar waith
• cwmpasu pob rhan o'r busnes, gan gynnwys unrhyw safleoedd tramor, yn ddarostyngedig i unrhyw gyfreithiau lleol cymwys

Cynhaliwch gyfarfodydd un i un yn rheolaidd, arolygon staff a chyfweliadau ymadael, a gweithredwch bolisi drws agored.

Dylech ddefnyddio'r rhain i'ch helpu i ddeall lle mae unrhyw broblemau posib ac a yw'r camau rydych chi'n eu cymryd yn gweithio.

Gwnewch yn siŵr fod pob gweithiwr yn ymwybodol o:

• sut y gallant adrodd am aflonyddu rhywiol
• eich polisi aflonyddu rhywiol
• canlyniadau torri'r polisi

Bydd cynnal asesiad risg yn eich helpu i gydymffurfio â'r ddyletswydd ataliol. Wrth wneud asesiad risg, ystyriwch ffactorau a allai gynyddu'r tebygolrwydd o aflonyddu rhywiol a'r camau y gellir eu cymryd i'w lleihau.

Er enghraifft:

• Ble mae'r anghydbwysedd pŵer?
• Oes diffyg amrywiaeth yn eich gweithlu?
• Oes ansicrwydd swydd ar gyfer grŵp neu rôl benodol?
• Ydy staff yn gweithio ar eu pennau eu hunain neu gyda'r nos?
• Oes gan eich staff ddyletswyddau wynebu cwsmeriaid?
• Ydy cwsmeriaid neu staff yn yfed alcohol?
• A ddisgwylir i staff fynychu digwyddiadau, cynadleddau neu hyfforddiant allanol?
• Ydy staff yn cymdeithasu y tu allan i'r gwaith?
• A yw staff yn ymddwyn yn greulon neu'n amharchus yn y gwaith?

Ystyriwch ddefnyddio system adrodd (megis gwasanaeth ar-lein neu ffôn annibynnol) sy'n caniatáu i weithwyr godi mater naill ai'n ddienw neu mewn enw.

Esboniwch yn glir i'r holl weithwyr:

• beth sy'n cael ei ystyried yn ymddygiad derbyniol
• sut i adnabod aflonyddu rhywiol
• beth i'w wneud os ydynt yn ei brofi neu'n dyst iddo

Cadwch gofnodion canolog a chyfrinachol o'r holl bryderon a godwyd, yn ffurfiol ac yn anffurfiol. Mae hyn yn galluogi adnabod tueddiadau.

Dylai gweithwyr, gan gynnwys rheolwyr ac uwch staff, gael hyfforddiant ar:

• sut beth yw aflonyddu rhywiol yn y gweithle
• beth i'w wneud os ydynt yn ei brofi neu'n dyst iddo
• sut i ymdrin ag unrhyw gwynion o aflonyddu

Mewn diwydiannau lle mae aflonyddu trydydd parti gan gwsmeriaid yn fwy tebygol, dylid hyfforddi gweithwyr hefyd ar sut i fynd i'r afael â'r materion hyn.

Dylech adolygu effeithiolrwydd unrhyw hyfforddiant a chynnig sesiynau gloywi yn rheolaidd.

Gweithredwch ar unwaith i ddatrys y gŵyn, gan ystyried sut mae'r gweithiwr am iddi gael ei datrys.

Parchwch gyfrinachedd pob parti.

Amddiffynnwch yr achwynydd rhag aflonyddu parhaus neu gael ei erlid yn ystod ymchwiliad neu gŵyn. Er enghraifft, symudwch yr aflonyddwr honedig i dîm neu safle arall. Dylech hefyd ddiogelu tystion i'r aflonyddu rhywiol.

Os bydd gweithiwr yn gwneud cwyn am aflonyddu a allai fod yn drosedd, dylech siarad â nhw ynghylch a ydynt am adrodd y mater i'r heddlu, a'u cefnogi gyda hyn os byddant am symud ymlaen.

Dylech ond ddefnyddio cytundebau cyfrinachedd (a elwir hefyd yn gymalau cyfrinachedd, cytundebau peidio â datgelu, NDA, neu gymalau cau ceg) lle mae'n gyfreithlon, yn angenrheidiol, ac yn briodol gwneud hynny. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar ddefnyddio cytundebau cyfrinachedd mewn achosion gwahaniaethu.

Dylech bob amser gyfathrebu canlyniad y gŵyn ac amlinellu unrhyw broses apelio i'r achwynydd mewn modd amserol.

Dylai aflonyddu gan drydydd parti, megis cwsmer, cleient, claf neu gyflenwr, gael ei drin yr un mor ddifrifol ag aflonyddu gan gydweithiwr.

Dylai cyflogwyr gymryd camau i atal y math hwn o aflonyddu, gan gynnwys rhoi gweithdrefnau adrodd ar waith neu asesu gweithleoedd risg uchel lle gallai staff gael eu gadael ar eu pennau eu hunain gyda chwsmeriaid.

Mae'n bwysig gwerthuso'n rheolaidd effeithiolrwydd y camau rydych chi'n eu rhoi ar waith i atal aflonyddu rhywiol yn eich gweithle, a rhoi unrhyw newidiadau sy'n deillio o hynny ar waith. Bydd hyn yn eich helpu i gydymffurfio â'r ddyletswydd ataliol ac yn amddiffyn eich staff rhag aflonyddu rhywiol.

Gallech werthuso effeithiolrwydd y camau rydych wedi'u cymryd drwy:

• adolygu data cwynion anffurfiol a ffurfiol i weld a oes unrhyw dueddiadau neu faterion penodol a chamau gweithredu priodol
• arolygu staff yn ddienw ar eu profiadau o aflonyddu rhywiol, gan gynnwys a ydynt wedi bod yn dyst i aflonyddu neu wedi bod yn destun aflonyddwch, p'un a ydynt wedi adrodd neu y byddent yn adrodd amdano yn y dyfodol (ac os na, pam ddim), a pha gamau pellach y credant y gallech eu cymryd
• cymharu cwynion a adroddwyd ag adborth arolwg i sicrhau eich bod yn cael adlewyrchiad cywir o lefel yr aflonyddu rhywiol yn eich gweithle, a chymryd camau priodol
• cynnal sesiynau gwersi a ddysgwyd ar ôl i unrhyw gwynion o aflonyddu rhywiol gael eu datrys

Dylech hefyd adolygu polisïau, gweithdrefnau a hyfforddiant yn rheolaidd. Mae'n bwysig gofyn am gyfraniad gan weithwyr neu eu cynrychiolwyr, megis rhwydweithiau staff neu undebau llafur, i ystyried a oes angen unrhyw newidiadau. Yna dylid gweithredu'r newidiadau hyn, lle bo hynny'n briodol.

Dylech hefyd ystyried a fu unrhyw newidiadau yn y gweithle neu'r gweithlu sy'n golygu bod camau pellach a fyddai nawr yn rhesymol i chi eu cymryd.