Cefnogi gweithwyr anabl gyda gweithio hybrid: Canllawiau i gyflogwyr

Mae'r canllaw hwn ar gyfer cyflogwyr. Mae wedi'i anelu at reolwyr ac arweinwyr sy'n cefnogi gweithwyr anabl i gymryd rhan lawn mewn gwaith hybrid.

Mae'n darparu awgrymiadau ymarferol, awgrymiadau sgwrsio, cwestiynau ac enghreifftiau o astudiaethau achos. Mae'n cynnwys recriwtio a chyflogaeth.

Nid yw'r canllaw hwn yn cynnwys rhestr gyflawn o'r materion y gallai fod angen i chi eu trafod gyda'ch gweithiwr. Bydd y sgyrsiau a gewch yn dibynnu ar amgylchiadau ac anghenion unigol y gweithiwr.

Dylid darllen y canllaw hwn ochr yn ochr â'n canllawiau i gyflogwyr ar addasiadau yn y gweithle a cwestiynau iechyd cyn cyflogaeth.

Beth yw trefniadau gweithio hybrid?

Gweithio hybrid yw lle mae pobl yn gweithio o gyfuniad o leoliadau personol a gweithio o bell. Gall hyn fod ar y safle busnes, gartref, neu yn rhywle arall.

Gall trefniadau gweithio hybrid ddod â buddion i weithwyr anabl, gan gynnwys gallu rheoli eu hiechyd a'u lles yn well. Os na chânt eu cynllunio a'u gweithredu'n dda gallant hefyd greu anawsterau fel diffyg cynhwysiant, ynysu oddi wrth gydweithwyr neu ddiffyg cefnogaeth neu offer angenrheidiol i'w galluogi i ffynnu yn eu rôl.

Mae Deddf Cydraddoldeb 2010 yn cydnabod y gallai sicrhau cydraddoldeb i bobl anabl olygu newid y ffordd y caiff cyflogaeth ei strwythuro, dileu rhwystrau corfforol a/neu ddarparu cymorth ychwanegol i weithiwr anabl.

Dyma'r ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol. Efallai y bydd rhai busnesau yn galw y rhain yn addasiadau’r gweithle'r.

Nod y ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol yw sicrhau, cyn belled ag y bo’n rhesymol, bod ymgeisydd neu weithiwr anabl am swydd yn cael yr un mynediad i bopeth sy’n ymwneud â chael, gwneud a chadw swydd â pherson nad yw’n anabl.

Pan gyfyd y ddyletswydd, mae gan gyflogwr ddyletswydd gadarnhaol a rhagweithiol i gymryd camau rhesymol i ddileu neu leihau neu atal y rhwystrau y mae gweithiwr anabl neu ymgeisydd am swydd yn eu hwynebu.

Mae’r ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol yn berthnasol:

• wrth recriwtio ac yn ystod pob cam o gyflogaeth, gan gynnwys dyrchafiad, hyfforddiant a diswyddiad
• i bob math o drefniadau gweithle, gan gynnwys trefniadau gweithio hybrid

Mae'r ddyletswydd yn amddiffyn ymgeiswyr swyddi anabl a phob gweithiwr anabl, gan gynnwys er enghraifft prentisiaid, gweithwyr contract a phartneriaid busnes.

Beth sy'n cael ei hystyried fel anabledd?

Mae’r Ddeddf Cydraddoldeb yn diffinio anabledd fel nam neu gyflwr corfforol neu feddyliol sy’n cael effaith andwyol sylweddol a hirdymor ar allu person i wneud gweithgareddau arferol o ddydd i ddydd. Mae gweithgareddau arferol o ddydd i ddydd yn cynnwys gallu’r person i gymryd rhan lawn ac effeithiol mewn bywyd gwaith ar sail gyfartal â gweithwyr eraill.

Pryd i wneud addasiadau

Fel cyflogwr, rhaid i chi ystyried a yw unrhyw un o’r canlynol yn rhoi gweithiwr anabl neu ymgeisydd am swydd dan anfantais sylweddol:

• y ffordd yr ydych yn gwneud pethau
• unrhyw nodwedd ffisegol o’ch gweithle
• absenoldeb cymorth neu wasanaeth ategol

Os yw'r anfantais hon yn fwy na mân neu ddibwys o'i gymharu â pherson nad yw'n anabl, rhaid i chi wneud addasiadau rhesymol.

Nod yr addasiadau a wnewch yw dileu, atal neu leihau'r anfantais.

Dim ond addasiadau sy'n rhesymol i chi eu gwneud y mae'n rhaid i chi eu gwneud. Gall hyn amrywio o fusnes i fusnes. Mae Ein canllaw i gyflogwyr ar addasiadau yn y gweithle yn rhoi mwy o wybodaeth am sut i benderfynu beth sy’n rhesymol.

Darganfod a yw rhywun yn anabl

Rhaid i chi wneud addasiadau lle gwyddoch, neu y gellid disgwyl yn rhesymol i chi wybod, bod person anabl yn, neu y gallai fod, yn ymgeisydd am waith. Fodd bynnag, mae cyfyngiadau cyfreithiol o ran pryd y gallwch ofyn cwestiynau iechyd neu anabledd cyn cynnig swydd.

Ar gyfer gweithwyr anabl sydd eisoes mewn cyflogaeth, rhaid i chi wneud addasiadau lle gwyddoch, neu y gellid disgwyl yn rhesymol i chi wybod, bod y gweithiwr yn berson anabl a'i fod, neu'n debygol o fod, dan anfantais sylweddol. Mae hyn yn golygu gwneud popeth y gellir yn rhesymol ddisgwyl i chi ei wneud i ddarganfod gwybodaeth. Nid yw hyn yn golygu gofyn cwestiynau ymwthiol neu rai sy’n torri urddas rhywun. Meddyliwch am breifatrwydd a chyfrinachedd yn yr hyn rydych chi'n ei ofyn a sut rydych chi'n gofyn. Mae awgrymiadau ymarferol ac awgrymiadau sgwrsio yn nes ymlaen yn y canllaw hwn i'ch helpu i wneud hyn.

Manteision darparu addasiadau rhesymol

Mae gwneud addasiadau rhesymol yn rhwymedigaeth gyfreithiol. Bydd hefyd yn eich helpu i:

• recriwtio a chadw staff i wneud i'ch sefydliad berfformio'n effeithiol
• datblygu perthnasoedd cadarnhaol a chael y gorau o'ch staff
• eu galluogi i gyflawni eu potensial llawn a all helpu i fynd i'r afael ag unrhyw fwlch cyflog anabledd
• osgoi heriau cyfreithiol oherwydd gwahaniaethu

Rhagarweiniad

Mae llawer o gyfleoedd i chi nodi pryd y gallai fod angen addasiadau ar weithiwr neu ymgeisydd am swydd i oresgyn rhwystrau yn y gweithle, neu yn ystod y broses recriwtio.

Y broses recriwtio

Ac eithrio mewn amgylchiadau penodol, mae'r Ddeddf Cydraddoldeb yn ei gwneud hi'n anghyfreithlon i gyflogwr ofyn i unrhyw ymgeisydd am swydd am ei anabledd a'i iechyd yn ystod y broses recriwtio hyd at pan gynigir swydd. Fodd bynnag, caniateir i chi ofyn cwestiynau i ddarganfod a oes angen addasiadau rhesymol i alluogi ymgeisydd anabl am swydd i gymryd rhan mewn unrhyw asesiad, megis cyfweliad neu broses asesu arall, i brofi ei allu i wneud y swydd.  

Dylid cadw unrhyw wybodaeth am iechyd neu anabledd a geir at ddibenion gwneud addasiadau i drefniadau recriwtio ar wahân i wybodaeth arall yn y cais am swydd. Ni ddylai ffurfio unrhyw ran o’r broses benderfynu ynghylch cynnig swydd.

Mae ein canllaw ar gwestiynau iechyd cyn cyflogaeth yn esbonio'r rheolau'n fanwl. Gan gadw'r rhain mewn cof, gallech:

• gofyn i ymgeiswyr am swyddi a oes angen unrhyw addasiadau arnynt fel rhan o'r broses recriwtio, er enghraifft, gallai addasiadau gynnwys darparu amser ychwanegol yn ystod ymarferion asesu, defnyddio capsiynau caeedig ar gyfer cyfweliadau a thasgau ar-lein, darparu dehonglydd Iaith Arwyddion Prydain neu wneud y cyfweliad ar-lein yn hytrach nac wyneb yn wyneb
• anfon rhestr wirio addasiadau at ymgeiswyr i ofyn a oes angen unrhyw addasiadau arnynt - mae canllaw CIPD ar recriwtio cynhwysol yn cynnwys rhestr wirio (nid yw hon yn rhestr gyflawn)

Yn ystod cyflogaeth

Yn ystod y broses ymuno, mae'n arfer da i:

• gwahodd dechreuwyr newydd i ddweud wrthych a oes angen addasiadau rhesymol arnynt
• bod yn glir y gallant ofyn am addasiadau rhesymol ar unrhyw adeg
• os oes gennych un, rhannwch gopi o'ch polisi addasiadau rhesymol

Ar sail barhaus, meddyliwch a oes angen addasiadau ar weithiwr i ddileu neu atal rhwystrau y maent yn eu hwynebu yn y gweithle. Gallai hyn fod fel rhan o gyfarfodydd goruchwylio rheolaidd.

Mae hefyd yn bwysig trafod a oes angen unrhyw newidiadau i addasiadau presennol pan:

• yn gwneud newidiadau corfforol i'r gweithle
• yn newid polisïau ac arferion gwaith

Gall newidiadau i ymddygiad neu berfformiad gweithiwr fod yn gysylltiedig â nam. Dylech archwilio'n sensitif a oes angen unrhyw addasiadau rhesymol arnynt neu a oes angen newid addasiadau presennol.

Ni ddylech:

• gwneud rhagdybiaethau am yr hyn y gall ac na all gweithiwr ei wneud oherwydd nam - mae profiad pawb yn wahanol ac efallai y bydd angen addasiadau gwahanol ar weithwyr â namau tebyg
• cymryd yn ganiataol y bydd y gweithiwr yn gwybod pa addasiadau fydd yn gweithio iddynt - byddwch yn barod i brofi ac adolygu addasiadau rhesymol y cytunwyd arnynt dros amser
• cymryd yn ganiataol y bydd gweithwyr anabl eisiau neu'n gallu gweithio gartref neu mewn lleoliadau anghysbell eraill

Dylech chi:

• cael sgwrs gyda'r gweithiwr am unrhyw rwystrau i weithio hybrid a thrafod pa addasiadau gweithle sydd eu hangen arnynt mewn gwahanol leoliadau - rydym wedi gwahanu’r gwahanol gamau yn yr adrannau isod, ond yn aml byddant yn rhan o’r un sgwrs

Cael sgyrsiau gyda gweithiwr am addasiadau posibl y gallai fod eu hangen arnynt

Os yw’r gweithiwr eisoes wedi gwneud cais am addasiadau, cydnabyddwch ei gais a chymerwch gamau i ymdrin ag ef yn brydlon.

Cyn cael sgwrs, gofynnwch i'r gweithiwr a oes angen unrhyw addasiadau arnynt er mwyn iddynt allu cymryd rhan yn y cyfarfod. Er enghraifft, gallai addasiadau gynnwys darparu unrhyw wybodaeth mewn fformat hygyrch, dehonglydd Iaith Arwyddion Prydain, darpariaeth lleferydd i destun neu gael person neu gynrychiolydd undeb y gellir ymddiried ynddo i fynychu’r cyfarfod gyda nhw. Byddai’n arfer da caniatáu i rywun fynd gyda gweithiwr i gyfarfod i gael cymorth, hyd yn oed os nad yw’n addasiad rhesymol.

Ni fydd pob gweithiwr yn teimlo'n gyfforddus yn cael sgyrsiau am eu nam gyda'u cyflogwr. Gallai hyn fod yn arbennig o wir pan mai dim ond yn ddiweddar y maent wedi datblygu cyflwr iechyd, gan y gallent fod yn llai tebygol o ddeall eu gofynion hirdymor. Bydd rhoi gwybod i’ch gweithwyr eich bod yno i’w cefnogi yn eu helpu i deimlo y gallant siarad â chi.

Gwahoddwch y gweithiwr i gyflwyno unrhyw gwestiynau neu awgrymiadau sydd ganddo cyn sgwrs. Rhannwch eich cwestiynau neu awgrymiadau ymlaen llaw hefyd.

Os yw eich gweithiwr wedi dweud wrthych am ei nam neu rwystrau i weithio hybrid cyn sgwrs, ystyriwch yr wybodaeth hon cyn y sgwrs. Fodd bynnag, peidiwch â gwneud rhagdybiaethau, gan y bydd profiad pawb o nam yn wahanol.

Ystyriwch unrhyw ystyriaethau iechyd a diogelwch i'w trafod gyda'r gweithiwr. Mae hyn yn berthnasol i'r safle busnes a'r amgylchedd gweithio gartref. Mae canllawiau’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch ar gefnogi gweithwyr anabl a gweithwyr â chyflyrau iechyd hirdymor yn cynnwys cwestiynau i helpu cyflogwyr a gweithwyr i gael y sgyrsiau hyn.

Dylai sgyrsiau fod yn gyfrinachol a'u cynnal mewn man preifat lle na fydd neb yn tarfu arnoch chi a lle mae pawb yn gyfforddus. Ystyriwch a fyddai wyneb yn wyneb neu ar-lein yn briodol. Peidiwch â datgelu unrhyw ran o’r wybodaeth a ddarparwyd gan y gweithiwr i unrhyw un arall oni bai bod angen gwneud hynny, a'ch bod wedi trafod gyda'r gweithiwr pa wybodaeth yr ydych yn bwriadu ei rhannu a pham. Gwnewch yn siŵr eich bod yn gweithredu’n unol â chyfraith diogelu data drwy gydol y broses o nodi a gweithredu addasiadau rhesymol a phan fyddwch yn prosesu gwybodaeth sy’n ymwneud ag iechyd ac anabledd, gan gynnwys ynghylch addasiadau. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am eich rhwymedigaethau o dan gyfraith diogelu data ar wefan yr ICO.

Drwy gydol y broses, cofnodwch a rhannwch grynodeb o unrhyw drafodaethau a chamau gweithredu y cytunwyd arnynt gyda'r gweithiwr.

Rhagarweiniad

Rhaid i chi asesu pa drefniadau gweithle sy'n rhoi'r gweithiwr anabl dan anfantais sylweddol o'i gymharu â gweithiwr nad yw'n anabl. Y ffordd orau o wneud hyn yw siarad yn uniongyrchol â'r gweithiwr am yr heriau a'r rhwystrau y mae'n eu hwynebu yn y gweithle. 

Awgrymiadau

• anogwch eich gweithiwr i siarad ac arwain unrhyw drafodaethau
• rhowch ddigon o gyfle iddynt egluro'r sefyllfa yn eu geiriau eu hunain (fodd bynnag, eich gweithiwr sydd i benderfynu faint o wybodaeth y mae am ei datgelu i chi am ei nam)
• gofynnwch gwestiynau syml, agored, anfeirniadol, gan ddechrau gyda ‘beth’, ‘sut’, ‘pryd’, ‘dywedwch (mwy) wrthyf am’
• gwrandewch yn astud ac yn ofalus
• byddwch yn barod am gyfnodau o ddistawrwydd
• byddwch yn amyneddgar

Pwyntiau trafod a chwestiynau y dylech ystyried eu gofyn i'r gweithiwr

Ar ddechrau'r sgwrs, amlinellwch yn gryno eich rôl a'ch cyfrifoldebau o ran addasiadau rhesymol. Eglurwch i'r gweithiwr beth sydd angen i chi ei drafod, sut y byddwch chi'n defnyddio'r wybodaeth a phwy arall y gallai fod angen eu hysbysu. Rhowch wybod iddynt fod hyn er mwyn eu helpu i aros yn iach a diogel, ac i'w helpu i ffynnu yn y gwaith.

Gallech ofyn:

• Pa elfennau o'ch rôl a/neu weithle sy'n creu rhwystrau i chi rhag gwneud eich swydd?
• Ble mae hyn yn effeithio arnoch chi – yn y safle busnes, gartref, yn ystod rhyngweithiadau ar-lein a hybrid, er enghraifft, cyfarfod sy'n cyfuno cyfranogwyr personol ac ar-lein, neu leoliad arall?
• A yw'r effaith arnoch chi'n debygol o amrywio neu newid dros amser?
• A oes unrhyw rannau o drefniadau gwaith hybrid ein sefydliad sy'n creu rhwystrau i chi? Er enghraifft, a allwch chi gymryd rhan a chyfrannu at gyfarfodydd ar-lein a hybrid?
• A oes gennych yr holl offer TG, meddalwedd a chyfarpar ffisegol sydd eu hangen arnoch yn y safle busnes, a/neu leoliadau gweithio o bell?

Astudiaeth achos: Gwneud addasiadau rhesymol i fodel gweithio hybrid

Cefndir

Mae busnes yn symud i fodel gweithio hybrid. Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol i bobl weithio gartref 60% o'r amser.

Mae gweithiwr ag iselder yn pryderu bod cyfnodau mor hir o weithio gartref wedi cael effaith negyddol ar ei iechyd meddwl ac wedi cymryd amser i ffwrdd yn sâl.

Camau a gymerwyd

Mae'n codi'r mater gyda'i reolwr. Dywed ei fod yn elwa ar y rhyngweithio rheolaidd gyda'i gydweithwyr wrth weithio yn y swyddfa. Mae ei reolwr yn trefnu amrywiad yn y polisi fel mai dim ond am 40% o'i amser y mae'n ofynnol iddo weithio gartref fel addasiad rhesymol.

Canlyniad

Maen nhw'n adolygu'r sefyllfa ar ôl tri mis. Mae'r gweithiwr yn teimlo bod y diwrnod ychwanegol yn y swyddfa wedi bod yn fuddiol ac nid yw wedi gorfod cymryd unrhyw amser i ffwrdd yn sâl. Maent yn cytuno y bydd yn parhau fel addasiad rhesymol.

Rhagarweiniad

Mae'n arfer da cael sgwrs gyda'r gweithiwr i nodi unrhyw rwystrau. Unwaith y byddwch yn deall yr heriau y mae'r gweithiwr yn eu hwynebu, gallwch roi'r addasiadau rhesymol gofynnol ar waith. Dylai'r sgwrs fod yn ddeialog agored a chefnogol. Efallai y bydd angen nifer o addasiadau.

Os yw rhywbeth yn addasiad rhesymol, rhaid i chi fel y cyflogwr dalu amdano. Gellir ystyried cost addasiad wrth benderfynu a yw'n rhesymol ai peidio. Mae'r gost o wneud addasiadau i gefnogi gweithiwr anabl yn aml yn fach iawn. Bydd yn eu helpu i weithio'n dda ac o fudd i'ch busnes.

Gweler ein canllaw i gyflogwyr ar addasiadau yn y gweithle am syniadau ac enghreifftiau.

Awgrymiadau

Cofiwch nad cyfrifoldeb y gweithiwr yw awgrymu addasiadau. Fodd bynnag, gallwch chi a'ch gweithiwr awgrymu pa addasiadau allai fod o gymorth. Maent yn fwy tebygol o fod yn effeithiol os yw'r gweithiwr yn gysylltiedig â'u hadnabod.

Sicrhewch fod eich gweithiwr yn gwybod am gynllun Mynediad i Waith y llywodraeth. Gall Mynediad i Waith roi cyngor ymarferol a chymorth ariannol pan fydd angen cymorth neu addasiadau ar rywun y tu hwnt i addasiadau rhesymol. Er bod y cyngor a'r cymorth yn cael eu rhoi i'r gweithiwr ei hun, byddwch chi'n elwa hefyd.

Gwiriwch a oes gan eich cwmni gynllun iechyd galwedigaethol. Gall iechyd galwedigaethol gynnal asesiad a all lywio trafodaethau am addasiadau rhesymol. Nid yw asesiad iechyd galwedigaethol yn orfodol. Efallai y bydd gennych ddigon o wybodaeth ar gyfer eich trafodaethau ac i gytuno ar addasiadau rhesymol.

Mae’r cyfrifoldeb cyfreithiol am wneud addasiadau rhesymol yn aros gyda’r cyflogwr, hyd yn oed pan fo Mynediad i Waith neu wasanaethau iechyd galwedigaethol yn ymwneud â darparu cyngor neu, yn achos Mynediad i Waith, cyllid ar gyfer cymorth neu addasiadau.

Dylid teilwra addasiadau i ofynion y gweithiwr unigol. Efallai y bydd angen cyfuniad o addasiadau.

Gall addasiadau ymwneud â gwahanol agweddau ar weithio hybrid, gan gynnwys:

• cymorth digidol
• offer TG
• dodrefn
• ymddygiad wrth gynnal cyfarfodydd ar-lein a hybrid
• teithio i'r gwaith
• polisïau ac arferion mewn perthynas â gweithio o bell

Mae llawer o raglenni meddalwedd, fel Windows, yn cynnwys nodweddion hygyrchedd rhad ac am ddim, fel darllen sgrin neu feddalwedd llais-i-destun. Gall y rhain ddiwallu anghenion rhai unigolion, neu weithredu fel mesur interim nes bod asesiad wedi'i gwblhau. Efallai y bydd angen technoleg hygyrchedd arbenigol ar gyfer eraill. Gweler yr adran adnoddau am ragor o enghreifftiau.

Gall gweithio o gartref fod o fudd i bobl ag ystod o namau. Ni ddylid ei ddefnyddio i osgoi gwneud addasiadau yn eich safle busnes neu leoliadau gweithio o bell eraill. Mae llawer o weithwyr yn elwa o ryngweithio wyneb yn wyneb â'u cydweithwyr. Gall hyn gael effaith gadarnhaol ar eu lles a’u perfformiad, a gwella diwylliant tîm a sefydliad.

Mae ein canllawiau i gyflogwyr ar addasiadau yn y gweithle yn nodi rhai o’r ffactorau i’w hystyried wrth benderfynu a yw addasiad yn rhesymol.

Gall asesiadau risg iechyd a diogelwch yn y cartref a lleoliadau gweithio o bell eraill hefyd nodi rhwystrau y mae angen eu haddasu. Mae'n ofynnol yn gyfreithiol i gyflogwyr ddarparu gosodiadau priodol o weithfannau i bob gweithiwr. Mae gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch ganllawiau ar reoli iechyd a diogelwch gweithwyr cartref, gan gynnwys asesiadau risg.

Pwyntiau trafod a chwestiynau y dylech ystyried eu gofyn i'r gweithiwr

Wrth awgrymu addasiadau posibl, gofynnwch iddynt am eu barn am yr opsiynau posibl.

Gallech ofyn:

• A oes gennych unrhyw awgrymiadau ar gyfer addasiadau yn ychwanegol at y rhai a drafodwyd eisoes?
• Dywedwch wrthyf am unrhyw addasiadau sydd wedi gweithio i chi o'r blaen mewn sefyllfaoedd tebyg.
• A oes unrhyw addasiadau nad oedd yn gweithio i chi o'r blaen?
• A ydych yn ymwybodol y gallech gael cyllid a chymorth drwy Fynediad at Waith ar gyfer cymorth ac addasiadau? Mae hwn yn gynllun gan y llywodraeth ac fe'i darperir i chi, fel y gweithiwr. Fyddech chi angen cefnogaeth i wneud cais?
• Nid dyma ddiwedd y sgwrs. Gall y gweithiwr ddod yn ôl gydag unrhyw feddyliau sy'n digwydd yn ddiweddarach neu drefnu sgwrs arall i fynd i fwy o fanylion am unrhyw un o'r pynciau.

Gallwch hefyd gyfeirio at wasanaethau cymorth eraill, fel cynllun cynghori gweithwyr, Adnoddau Dynol neu ddarparwr iechyd galwedigaethol, os yw'r rhain ar gael.

Astudiaeth achos: Cynnal asesiad yn y gweithle ar gyfer addasiadau rhesymol      

Cefndir

Mae dylunydd profiadol mewn cwmni dylunio peirianneg bach wedi bod yn ei chael hi'n anodd cwrdd â therfynau amser dros y misoedd diwethaf. Mae hyn yn peri straen iddo ac mae'n ei drafod mewn adolygiad perfformiad. Mae'r gweithiwr yn egluro bod ganddo gyflwr llygaid dirywiol ac nid yw'n gwybod sut y bydd yn datblygu. Mae'n ei chael hi'n fwyfwy anodd darllen ac ysgrifennu e-byst a dogfennau ar ei gyfrifiadur.

Camau a gymerwyd

Mae'r rheolwr yn ei atgyfeirio at gwmni sy'n darparu asesiadau gweithle, sy'n arbenigo mewn technoleg a gwasanaethau digidol, i nodi addasiadau rhesymol. Maent yn cynghori ar offer rhad ac am ddim sydd ar gael yn Windows a Microsoft Office ac yn argymell meddalwedd arbenigol, sy'n hawdd ei osod ar ei liniadur, a sgrin fawr ar gyfer gweithio gartref. Mae'r cwmni'n talu am y drwydded meddalwedd ac yn darparu'r sgrin ar gyfer gweithio gartref.

Maen nhw'n cytuno na fydd aelodau eraill o staff yn cael gwybod yn fanwl am ei gyflwr meddygol na'i brognosis. Fodd bynnag, byddant yn cael gwybod bod ganddo nam ar y golwg sy'n gofyn am rai newidiadau i'r ffordd y mae'n gweithio.

Canlyniad

Mae'r addasiadau yn golygu bod perfformiad y gweithiwr yn gwella. Gall barhau i weithio yn y swyddfa a gartref, mae'n llai pryderus ac yn gallu cwrdd â'i derfynau amser. Mae'r cyflogwr yn gweld manteision cadw aelod profiadol o staff a pheidio â gorfod recriwtio.

Rhagarweiniad

Unwaith y byddwch wedi cytuno ar yr addasiadau gyda'r gweithiwr, rhowch nhw ar waith yn brydlon. Dylai hyn gynnwys danfon a gosod unrhyw offer sydd eu hangen gartref. Mae hyn yn golygu y gall y gweithiwr weithio i'w lawn botensial cyn gynted â phosibl. Bydd hefyd yn helpu i osgoi her gyfreithiol. Unwaith y byddwch yn gwybod bod y gweithiwr yn anabl ac o dan anfantais, gall unrhyw oedi gormodol wrth weithredu addasiadau rhesymol fod yn gyfystyr â gwahaniaethu anghyfreithlon.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r gweithiwr am y cynnydd drwy'r amser. Os na all y gweithiwr weithio oherwydd rhwystr a nodwyd gyda nhw, dylech drafod unrhyw drefniadau interim y mae angen eu gwneud. Gall hyn gynnwys:

• newidiadau dros dro i rôl swydd neu arferion a gweithdrefnau gwaith
• absenoldeb anabledd â thâl posibl, nad yw'n cyfrif tuag at absenoldeb salwch gweithiwr

Awgrymiadau

• sicrhewch eich bod wedi ystyried pa addasiadau y gallai fod eu hangen ar y gweithiwr yn yr holl leoliadau y maent yn gweithio ynddynt neu y gallent weithio ynddynt
• cytunwch i ddarparu diweddariadau ar gynnydd ac unrhyw oedi
• cadwch nodiadau o'ch sgyrsiau a'ch penderfyniadau a rhannwch y rhain gyda'ch gweithiwr - dylai'r rhain gynnwys yr hyn y cytunwyd arno, pryd y caiff addasiadau eu gwneud a phryd y cânt eu hadolygu
• trin gwybodaeth sy'n ymwneud ag iechyd ac anabledd, gan gynnwys am addasiadau, yn gyfrinachol
• os na fydd addasiad rhesymol yn gweithio heb rannu rhywfaint o wybodaeth sy'n ymwneud ag anabledd gyda chydweithwyr, trafodwch gyda'r gweithiwr pa wybodaeth y byddai angen ei rhannu a pham - esboniwch nad oes rhaid iddo fod yn wybodaeth fanwl am eu nam, dim ond digon fel bod gall cydweithwyr perthnasol wneud yr hyn sydd ei angen i wneud i'r addasiad weithio'n ymarferol
• efallai y byddwch am ystyried defnyddio ‘pasbort addasu’ i gofnodi’r addasiadau sydd ar waith gan y gweithiwr, sydd yn arbennig o ddefnyddiol lle mae'r gweithiwr yn debygol o newid rheolwyr neu rolau - mae'n golygu nad oes rhaid iddynt rannu gwybodaeth am eu hanghenion mynediad yn y gweithle sawl gwaith
• lle bo'n briodol, darparu hyfforddiant i'r gweithiwr anabl i ddefnyddio'r addasiad rhesymol, er enghraifft, i ddefnyddio technoleg gynorthwyol
• hyfforddi rheolwyr a chydweithwyr eraill, lle bo angen, i'w cefnogi i roi'r addasiadau ar waith - er enghraifft, gallai hyn gynnwys cefnogi staff i ddefnyddio testun amgen mewn dogfennau digidol i ddisgrifio delweddau a siartiau i rywun sydd â nam ar eu golwg ac na allant eu gweld

Pwyntiau trafod a chwestiynau y dylech ystyried eu gofyn i'r gweithiwr

Gallech ofyn:

• A allwch chi barhau neu ddechrau gweithio tra bod yr addasiadau hyn yn cael eu rhoi ar waith, neu a oes angen i ni roi trefniadau interim ar waith?
• A fyddech chi neu unrhyw un yr ydych yn gweithio gyda nhw angen unrhyw hyfforddiant i weithredu'r addasiadau?
• A fyddai cymorth arall yn ddefnyddiol i ni ei ystyried gyda'n gilydd?
• Hoffech chi ddefnyddio pasbort addasiad rhesymol i gofnodi unrhyw addasiadau?
• Pa wybodaeth, os o gwbl, yr hoffech ei rhannu â'ch cydweithwyr am yr addasiadau y cytunwyd arnynt? Gall rhannu gwybodaeth helpu eich cydweithwyr i ddeall y rhesymau dros addasiadau a’r cymorth y gallant ei ddarparu.
• Sut a phryd yr hoffech i'r wybodaeth hon gael ei chyfleu i gydweithwyr? Ydych chi eisiau i mi ei wneud, neu ydych chi am ei wneud? 

Os yw gweithiwr yn gyndyn i gydweithwyr wybod, a'ch bod yn credu bod angen cydweithrediad cydweithwyr y gweithiwr i wneud addasiad, eglurwch pam. Gallech roi gwybod iddynt na allwch wneud yr addasiad oni bai eu bod yn barod i rywfaint o wybodaeth gael ei rhannu. Gallech eu sicrhau nad oes rhaid iddo fod yn wybodaeth fanwl am eu nam, ond dim ond digon i egluro i gydweithwyr beth sydd angen iddynt ei wneud.

Astudiaeth achos: Dyrannu desg bwrpasol fel addasiad i bolisi system o weithio wrth sawl gweithfan

Cefndir

Mae gan weithredwr canolfan alwadau gyflwr cyhyrysgerbydol sy'n effeithio ar symudedd a deheurwydd yn ei hysgwyddau, blaen ei breichiau, ei harddyrnau, ei dwylo a'i gwddf. Yn dilyn asesiad offer sgrin arddangos, mae ganddi fysellfwrdd a llygoden wedi'u haddasu eisoes. Mae hi'n addasu'r sgrin, gosodiad y ddesg a'r sedd i leihau unrhyw anghysur pan fydd hi'n gweithio.

Mae gan y ganolfan alwadau bolisi system o weithio wrth sawl gweithfan. Anaml y gall y gweithredwr ddefnyddio'r un ddesg a phan fydd hi'n gwneud hynny, mae'r gadair a gosodiad y ddesg fel arfer wedi'u newid gan gydweithwyr. Mae gosod y ddesg a'r gadair yn cymryd llawer o amser ac yn boenus i'r gweithredwr. Mae'n codi hyn gyda'i rheolwr ac yn gofyn a all gael desg wedi'i gosod ar gyfer ei hanghenion a chyda'i hoffer, fel addasiad rhesymol. 

Camau a gymerwyd

Mae ei rheolwr yn trefnu cyfarfod i drafod ei chais. Fel addasiad, neilltuir desg iddi gyda'i hoffer. Maent yn cytuno y dywedir wrth gydweithwyr am beidio â defnyddio ei desg a'i chadair, hyd yn oed pan nad yw yn y swyddfa.

Canlyniad

Mae'r addasiad yn helpu'r gweithredwr i leihau unrhyw anghysur tra bydd hi'n gweithio. Mae hi'n gallu dechrau gweithio'n gyflymach ac mae'n fwy cynhyrchiol.

Astudiaeth achos: Cofnodi addasiadau mewn pasbort addasiadau rhesymol 

Cefndir

Mae person awtistig yn gweithio mewn swyddfa cynllun agored newydd. Mae amgylchedd swnllyd y swyddfa yn ei hatal rhag perfformio ar ei gorau yn y gwaith.

Camau a gymerwyd

Mae rheolwr y gweithiwr yn sylwi ar ei phryder ac yn sôn amdano yn eu cyfarfod wythnosol. Mae'n gofyn i'w rheolwr ddod o hyd i ddesg i ffwrdd o rannau prysuraf y swyddfa.

Cytunir ar yr addasiadau. Mae’r rheolwr yn awgrymu ei fod yn gwneud cofnod o’r addasiadau hyn mewn ‘pasbort addasiadau’. Fel hyn, ni fydd angen iddi ddechrau'r broses eto os bydd ei rheolwr yn newid.

Canlyniad

Mae'r gweithiwr yn gweld bod lleoliad tawelach ei desg yn ei gwneud hi'n haws iddi ganolbwyntio.

Dri mis ar ôl cytuno ar yr addasiadau, mae ei rheolwr yn cael swydd newydd. Mae'r rheolwr newydd yn gwybod am yr addasiadau o'i phasbort addasiadau. Mae hyn yn golygu y gall y gweithiwr fod yn hyderus y bydd y newidiadau yn parhau yn eu lle.

Ddim yn cytuno bod addasiad yn rhesymol                    

Os ydych chi wedi ystyried yr holl ffactorau y gellid eu cymryd i ystyriaeth ac wedi penderfynu nad yw addasiad penodol y gofynnodd eich gweithiwr amdano yn rhesymol, mae'n arfer da darparu esboniad ysgrifenedig manwl i'r gweithiwr.

Mae'n arfer da darparu proses apelio. Os oes gennych bolisi neu weithdrefn addasiadau rhesymol ysgrifenedig, dylai hwn nodi'r manylion.

Os, yn dilyn unrhyw broses apelio fewnol, fod anghytundeb o hyd ynghylch a yw addasiad yn rhesymol ai peidio, dim ond Tribiwnlys Cyflogaeth all benderfynu hyn.

Rhagarweiniad

Weithiau, mae newidiadau yn rôl rhywun neu ei nam yn golygu nad yw’r addasiadau rhesymol y gwnaethoch chi eu rhoi ar waith yn wreiddiol yn gweithio mwyach.

Mae'n bwysig bod addasiadau'n cael eu hadolygu'n rheolaidd neu eu hailystyried yn brydlon lle mae newid mewn amgylchiadau. Bydd hyn yn sicrhau eich bod yn nodi’n brydlon os nad yw’r addasiadau a roesoch yn eu lle bellach yn effeithiol a bod angen addasiadau amgen a/neu ychwanegol yn awr.

Awgrymiadau

• cytuno ar gyfnodau adolygu rheolaidd gyda'r gweithiwr
• cadwch nodyn o'r sgwrs ac unrhyw gamau gweithredu
• sicrhewch fod y gweithiwr yn gwybod y gall siarad â chi/neu berson priodol arall os bydd ei gyflwr neu ei amodau gwaith yn newid
• sicrhau bod y gweithiwr yn gwybod y gall siarad â chi/a/neu berson priodol arall os bydd ei gyflwr neu amodau gwaith yn newid

Cwestiynau y dylech ystyried eu gofyn i'r gweithiwr

Gallech ofyn:

• Sut mae'r addasiadau yn gweithio i chi? A ydynt yn effeithiol o ran dileu neu leihau'r rhwystrau i weithio hybrid a nodwyd gennym?
• A oes unrhyw addasiadau eraill sydd eu hangen arnoch, neu a allai fod yn fwy defnyddiol i'w hystyried?
• Pa mor aml yr hoffech i ni adolygu'r addasiadau i wirio eu bod yn effeithiol? Gallwch chi bob amser godi unrhyw faterion gyda mi cyn hynny os oes angen.

Rhagarweiniad

Mae'n arfer da ei gwneud yn glir bod y sefydliad wedi ymrwymo i wneud y gweithle yn hygyrch i gydweithwyr anabl ac ymgeiswyr am swyddi. Dangoswyd bod ymgynghori â gweithwyr a pharchu eu hymreolaeth yn arwain at ganlyniadau cadarnhaol i weithwyr a chyflogwyr.

Fel cyflogwr nid oes rhaid i chi ragweld pob addasiad rhesymol posibl y gallai fod ei angen ar weithiwr anabl neu ymgeisydd swydd unigol yn y dyfodol, ond gallech ystyried sut i wneud eich gweithle yn fwy hygyrch yn gyffredinol. Bydd gwneud y newidiadau hyn yn helpu i sicrhau bod eich gweithle yn gynhwysol i bob gweithiwr, gan gynnwys gweithwyr anabl, a’ch bod yn barod pan fydd angen addasiadau yn gyfreithiol. Gall hefyd fod o fudd i gleientiaid ac ymwelwyr.  

Awgrymiadau

• adolygwch pa mor gynhwysol a hygyrch yw eich gweithle a'ch arferion gwaith, gan gynnwys trefniadau gwaith hybrid
• meddyliwch am hygyrchedd ym mhob agwedd ar y diwrnod gwaith, er enghraifft, mynediad corfforol i adeiladau, cyfleusterau parcio, cael capsiynau mewn cyfarfodydd ar-lein, canllawiau hygyrchedd ar gyfer cyfathrebu mewnol
• ystyriwch eich prosesau caffael, er enghraifft, gwerthuswch hygyrchedd TG newydd wrth ei chaffael - mae yna sefydliadau sy'n darparu cefnogaeth a chyngor i'ch helpu gyda'ch adolygiad
• byddwch â pholisi gweithio hybrid sy'n nodi'r egwyddorion allweddol, er enghraifft, cyswllt rheolaidd â phobl sy'n gweithio gartref i osgoi unigedd ac i gefnogi datblygiad, ac annog uwch staff i fodelu'r egwyddorion hyn
• hyrwyddwch weithdrefn addasiadau rhesymol sy'n annog sgyrsiau adeiladol - dylai nodi egwyddorion a disgwyliadau clir, gan gynnwys unrhyw weithdrefnau apelio
• sicrhewch eich bod yn cynnwys eich gweithlu i wneud eich amgylchedd gwaith yn gynhwysol ar gyfer gweithwyr anabl - manteisiwch ar eu gwybodaeth a'u profiadau personol
• dangoswch ddealltwriaeth o brofiadau gweithwyr anabl trwy gasglu data dienw mewn arolygon staff neu pan fyddwch yn recriwtio, hyfforddi neu ddyrchafu staff
• hyrwyddwch y newidiadau a wnaethoch fel bod pobl anabl yn gwybod eich bod wedi ymrwymo i fod yn gyflogwr cynhwysol.
• darparwch hyfforddiant a chefnogaeth briodol i staff, yn enwedig rheolwyr a goruchwylwyr - bydd hyn yn eu helpu i ddeall pryd y mae'n rhaid gwneud addasiadau rhesymol, a sut i fynd ati

Astudiaeth achos: Cytuno ar safon cyfarfod a rhannu gyda staff

Cefndir

Mewn sgwrs anffurfiol, mae gweithiwr â nam ar ei glyw yn dweud wrth ei gyfarwyddwr am rwystrau i gymryd rhan mewn cyfarfodydd ar-lein, yn enwedig cyfarfodydd hybrid. Mae'n ei chael hi'n anodd ymgysylltu a chanolbwyntio. Dywed y gweithiwr ei fod wedi cael gwybod gan staff eraill eu bod yn ei chael hi'n anodd cymryd rhan mewn cyfarfodydd ar-lein.

Camau a gymerwyd

Mae’r cyfarwyddwr yn trefnu cyfarfod gyda staff anabl y cwmni. Maen nhw'n dweud wrthi fod yna rwystrau i gymryd rhan mewn cyfarfodydd ar-lein. Er enghraifft, nid yw cyflwyniadau PowerPoint bob amser yn hygyrch i staff â nam ar eu golwg. Maent yn awgrymu datblygu safon cwrdd hygyrch. Mae'r cwmni'n cytuno i wneud hyn ar y cyd â'r staff. I helpu, maent yn defnyddio awgrymiadau gan sefydliad pobl anabl ar wneud cyfarfodydd yn hygyrch. 

Rhennir y safon gyda'r holl staff. Mae'n cynnwys gwybodaeth ar sut i droi capsiynau byw ymlaen ar lwyfannau ar-lein a defnyddio'r gwiriwr hygyrchedd mewnol yn PowerPoint.

Canlyniad

Mae'r gweithiwr yn canfod y gall gymryd rhan lawn mewn cyfarfodydd a chyfrannu at drafodaethau. Mae'n teimlo ei fod yn ymgysylltu mwy â'i gydweithwyr a'u gwaith. Ceisir adborth gan yr holl staff sy'n dangos bod staff anabl a staff nad ydynt yn anabl yn teimlo bod cyfarfodydd yn fwy cynhwysol.      

Recriwtio

Mae canllaw CIPD ar recriwtio cynhwysol i gyflogwyr yn ganllaw cam wrth gam sy’n ymdrin â dylunio rôl a’r hysbyseb swydd, denu ymgeiswyr amrywiol, y prosesau ymgeisio a dethol, a monitro. Mae'n cynnwys rhestr wirio i'w hanfon at ymgeiswyr am addasiadau yn ystod y broses recriwtio.

Cyngor a chefnogaeth

Mae Defnyddio iechyd galwedigaethol yn y gwaith: Iechyd galwedigaethol yn ymwneud â phryd y gallai asesiad iechyd galwedigaethol fod yn ddefnyddiol, y broses asesu a chael adroddiad meddyg am iechyd gweithiwr.

Mae Llinell gymorth Acas yn darparu cyngor cyfraith cyflogaeth neu weithle i gyflogwyr a gweithwyr.

Cefnogi gweithwyr anabl – gall hyn gynnwys gwybodaeth am addasiadau rhesymol

Mae canllawiau cefnogi gydag iechyd ac anabledd gweithwyr DWP yn rhoi cyngor i gyflogwyr a rheolwyr ar reoli absenoldebau, cael sgyrsiau gyda gweithwyr, penderfynu ar newidiadau i’w helpu i aros neu ddychwelyd i’r gwaith, polisïau a gweithdrefnau a rheoli sefyllfaoedd cymhleth.

Gellir defnyddio Egwyddorion yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch i gefnogi gweithwyr anabl a gweithwyr â chyflyrau iechyd hirdymor i greu diwylliant gweithle mwy cefnogol a galluogol. Mae'n cynnwys Pecyn cymorth Siarad gyda thempledi a chwestiynau y gall cyflogwyr eu defnyddio i ddechrau sgyrsiau ymarferol gyda gweithwyr.

Mae canllawiau CIPD ar Reoli a chefnogi gweithwyr â chyflyrau iechyd hirdymor yn cwmpasu beth yw cyflyrau iechyd hirdymor, egwyddorion i gefnogi gweithwyr â chyflyrau iechyd hirdymor, ac ymyriadau a chymorth.

Mae canllaw CIPD a Hyderus o ran Anabledd ar gyfer rheolwyr llinell ar gyflogi pobl ag anabledd neu gyflwr iechyd focuses yn canolbwyntio ar rôl y rheolwr llinell mewn addasiadau rhesymol, iaith ac ymddygiad, ac absenoldeb salwch. Mae hefyd yn rhoi arweiniad ar recriwtio, cadw a datblygu gweithwyr ag anabledd neu gyflwr iechyd.

Mae gan wefan Busnes Cymru wybodaeth am gyflogaeth pobl anabl. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth am Gefnogi gweithwyr anabl sy’n gweithio o bell.

Gweithio gartref a hybrid a hygyrchedd digidol

Mae Canllawiau Cynhwysol Yr Alban ar weithio o bell hygyrch ac effeithiol yn cynnwys technoleg hygyrch ac effeithiol a chyfarfodydd hygyrch ac effeithiol.

Mae canllawiau ymarferol Gweithio Hybrid CIPD yn cynnwys awgrymiadau i helpu rheolwyr i gefnogi iechyd a lles gweithwyr hybrid.

Mae canllawiau ‘sut i’ AbilityNet yn darparu camau syml i wneud cyfrifiadur, llechen, neu ffôn yn haws i’w defnyddio. Mae hefyd yn darparu cyngor, cymorth a gwybodaeth ar hygyrchedd digidol gan gynnwys addasiadau rhesymol.

Mae gwybodaeth Acas am weithio hybrid a gweithio gartref yn cynnwys ymateb i geisiadau am weithio hybrid a chartref ac iechyd a diogelwch wrth weithio gartref.

Mae pecyn cymorth Acas ar iechyd meddwl ac addasiadau yn y gweithle yn cynnwys llythyrau templed i gyflogwyr.

Mae canllawiau’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch ar reoli iechyd a diogelwch gweithwyr cartref yn cwmpasu gweithwyr hybrid a chartref gan gynnwys asesiadau risg, straen ac iechyd meddwl gwael, defnyddio offer fel cyfrifiaduron a gliniaduron yn ddiogel, a’r amgylchedd gwaith.